Por Daiane Alves
Problemas comuns na gestão de documentos
A gestão de documentos enfrenta vários problemas comuns. A assinatura manual de documentos pode demorar dias ou mesmo semanas, especialmente quando são necessárias várias assinaturas, atrasando processos importantes e afectando as operações da instituição. Além disso, o manuseamento manual de documentos aumenta a probabilidade de erros, o que conduz a problemas legais e administrativos. A utilização de papel, a impressão, o armazenamento e o envio de documentos físicos também geram custos significativos para as instituições. Por fim, garantir a segurança dos dados e o cumprimento de leis, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), é um desafio constante.
Problema real: Inundações no Rio Grande do Sul
Um exemplo recente que ressalta a importância da digitalização de documentos são as enchentes no Rio Grande do Sul. Muitas escolas e universidades perderam documentos físicos importantes devido às enchentes, resultando em enormes prejuízos e dificuldades na recuperação de informações essenciais. A falta de digitalização afetou gravemente a administração e a continuidade das atividades educacionais. Esse trágico acontecimento reforça a necessidade urgente de adotar soluções digitais para proteger dados importantes e garantir a resiliência das instituições contra desastres naturais.
LibreSign: A solução ideal
LibreSign é uma plataforma de assinatura digital que permite às instituições de ensino digitalizar e automatizar a gestão de documentos, oferecendo uma solução segura, eficiente e económica. Com o LibreSign, reduz a burocracia, poupa recursos e aumenta a segurança.
Entre as suas características, destacamos:
- Assinatura digital de documentos utilizando certificados digitais (e-CPF, e-CNPJ ou certificados gerados pelo sistema).
- Fluxos de assinatura de documentos que podem contribuir para o cumprimento das obrigações legais e de privacidade aplicáveis, incluindo a LGPD e, quando pertinente, o GDPR, desde que combinados a medidas organizacionais e técnicas adequadas.
- Centraliza a criação, o armazenamento e a assinatura de documentos em um único sistema, facilitando o acesso e o gerenciamento, reduzindo a burocracia e aumentando a eficiência das secretarias acadêmicas.
- Controles de acesso e mecanismos criptográficos que podem ajudar a proteger documentos; a criptografia em repouso, a gestão de chaves e a conformidade regulatória dependem da implantação.
- Elimina a necessidade de envio físico de documentos, economizando tempo e recursos.
Exemplos de documentos que podem ser assinados
LibreSign pode ser utilizado para assinar uma grande variedade de documentos escolares e académicos, incluindo:
- Contratos de inscrição
- Boletins de notas e relatórios de desempenho
- Certificados e diplomas
- Planos de aulas
- Autorizações dos pais
- Declarações e pedidos
- Diversos formulários administrativos
O uso do LibreSign para esses documentos pode aumentar a praticidade, a eficiência e a organização dos registros. Cada instituição precisa avaliar os requisitos legais aplicáveis aos seus documentos e processos de assinatura.
Descubra as vantagens de utilizar o LibreSign
- Rapidez: Reduzir o tempo necessário para assinar e processar documentos, aumentando a produtividade.
- Redução de custos: Diminuir os gastos com papel, impressão e envio de documentos.
- Segurança: Apoiar a integridade dos documentos e o controle de acesso; avaliar as obrigações da LGPD e configurar as proteções adequadas.
- Sustentabilidade: Contribuir para a preservação ambiental, reduzindo o uso de papel.
- Acessibilidade: Permitir que documentos sejam assinados remotamente, facilitando a gestão.
A digitalização dos processos de assinatura pode contribuir para a modernização das instituições de ensino. O LibreSign apoia uma gestão documental mais eficiente e pode ajudar as organizações a implementar medidas adequadas de segurança. Cabe a cada instituição verificar as exigências de privacidade, backup e os requisitos legais aplicáveis à sua implantação.
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