Document management in education - Challenges and solutions with LibreSign

By Daiane Alves

7. kvě 2024

Běžné problémy při správě dokumentů

Správa dokumentů se potýká s několika běžnými problémy. Ruční podepisování dokumentů může trvat dny nebo dokonce týdny, zejména pokud je potřeba více podpisů, což zdržuje důležité procesy a ovlivňuje provoz instituce. Ruční zpracování dokumentů navíc zvyšuje pravděpodobnost chyb, což vede k právním a administrativním problémům. Používání papíru, tisk, ukládání a odesílání fyzických dokumentů také vytváří institucím značné náklady. V neposlední řadě je neustálou výzvou zajištění bezpečnosti dat a dodržování zákonů, jako je například obecný zákon o ochraně osobních údajů (LGPD).

Skutečný problém: Záplavy v Rio Grande do Sul

Nedávným příkladem, který podtrhuje význam digitalizace dokumentů, jsou povodně v Rio Grande do Sul. Mnoho škol a univerzit přišlo v důsledku povodní o důležité fyzické dokumenty, což vedlo k obrovským ztrátám a obtížím při obnově základních informací. Absence digitalizace vážně ovlivnila správu a kontinuitu vzdělávacích aktivit. Tato tragická událost posiluje naléhavou potřebu přijmout digitální řešení na ochranu důležitých dat a zajistit odolnost institucí proti přírodním katastrofám.

LibreSign: ideální řešení

LibreSign je platforma pro digitální podpisy, která umožňuje vzdělávacím institucím digitalizovat a automatizovat správu dokumentů a nabízí bezpečné, efektivní a nákladově efektivní řešení. S LibreSign snížíte byrokracii, ušetříte zdroje a zvýšíte bezpečnost.

Mezi jejími funkcemi vyzdvihujeme např:

  1. Digitální podepisování dokumentů pomocí digitálních certifikátů (e-CPF, e-CNPJ nebo systémem generovaných certifikátů).
  2. Právní platnost a soulad s brazilskou legislativou, včetně obecného zákona o ochraně osobních údajů (LGPD) a obecného nařízení Evropské unie o ochraně osobních údajů (GDPR).
  3. Centralizace vytváření, ukládání a podepisování dokumentů v jediném systému, což usnadňuje přístup a správu, snižuje byrokracii a zvyšuje efektivitu akademických pracovišť.
  4. Využívá pokročilé šifrování k ochraně dokumentů před neoprávněným přístupem, čímž zajišťuje integritu a důvěrnost dat, což je nezbytné pro dodržování LGPD.
  5. Eliminuje potřebu fyzického zasílání dokumentů, čímž šetří čas a zdroje.

Příklady dokumentů, které lze podepsat

LibreSign lze použít k podepisování široké škály školních a akademických dokumentů, včetně:

  1. Zápisové smlouvy
  2. Vysvědčení a zprávy o výsledcích
  3. Vysvědčení a diplomy
  4. Plány výuky
  5. Pověření rodičů
  6. Prohlášení a žádosti
  7. Různé administrativní formuláře

Použití systému LibreSign pro tyto dokumenty zvyšuje praktičnost, bezpečnost, efektivitu a soulad s právními předpisy, což přináší výhody institucím i studentům.

Objevte výhody používání LibreSign.

  • Rychlost: Zkraťte dobu potřebnou k podepisování a zpracování dokumentů a zvyšte produktivitu.
  • Snížení nákladů: Eliminace nákladů spojených s papírem, tiskem a odesíláním dokumentů.
  • Bezpečnost: Zajištění ochrany citlivých údajů a souladu se směrnicí LGPD.
  • Udržitelnost: Přispějte k ochraně životního prostředí snížením spotřeby papíru.
  • Dostupnost: Umožňuje podepisovat dokumenty odkudkoli a kdykoli a usnadňuje vzdálenou správu.

Digitalizace podpisových procesů je zásadním krokem k modernizaci vzdělávacích institucí. LibreSign nabízí kompletní řešení, které nejen zvyšuje efektivitu a snižuje náklady, ale také zajišťuje bezpečnost dat a dodržování předpisů. Transformujte správu dokumentů své instituce pomocí LibreSign a využívejte všech výhod digitální transformace.

🌐 Kontaktujte nás: LibreSign Kontaktujte nás

Last articles