Como criar uma assinatura digital

Que tal dizer adeus ao papel, ao deslocamento desnecessário até o cartório e ao tempo de espera em fila. A transformação digital fez com que o mercado de assinaturas digital fosse cada vez mais requisitado pelas pessoas e empresas que necessitam fazer com segurança, rapidez e praticidade, a assinatura de seus documentos com validade jurídica. Hoje podemos criar uma assinatura digital remotamente e ao mesmo tempo ser ecologicamente sustentável, pois esse processo elimina a necessidade da impressão em papel.

Para criar uma assinatura digital é simples, mas precisamos fazer a escolha de um sistema de gestão de assinaturas eletrônicas. No caso da cooperativa LibreCode a solução é o desenvolvimento do software sob medida chamado LibreSign, que faz a gestão da assinatura digital de documentos.

O sistema de gestão vai automatizar o processo de assinatura desde a distribuição dos documentos até o armazenamento de todos os documentos digitais dos arquivos que foram assinados. 

Assinatura digital e certificado digital

Após a escolha do sistema de gestão de assinaturas, é necessário obter o certificado digital. Existem vários tipos de certificados, como o e-CPF e e-CNPJ. Vale ressaltar que os certificados digitais precisam ser emitidos por entidades apropriadas. No Brasil, essas entidades se dividem em duas categorias: Autoridade Certificadora (AC) e Autoridade de Registro (AR). Então, escolha conforme a necessidade.

É importante salientar que o LibreSign, pioneiro em assinaturas eletrônicas híbridas, traz aos seus clientes a flexibilidade de escolher entre utilizar seu certificado digital pessoal (e-CPF ou e-CNPJ) ou o certificado gerado pelo sistema para assinar documentos de qualquer lugar do mundo.

O certificado digital e-CPF ou e-CNPJ é fundamental nas assinaturas eletrônicas. Ele é adquirido através de uma Autoridade Certificadora, que serve como uma identidade eletrônica que valida documentos e a identidade do titular. O certificado digital é armazenado em dispositivos como tokens, cartões inteligentes ou na nuvem, sendo essencial para garantir a legitimidade em assinaturas digitais, isto é, que a pessoa realmente seja o autor da assinatura

Assinatura digital e validade jurídica

Como vimos, uma das vantagens únicas do LibreSign é a sua capacidade de gerar sua própria Autoridade Certificadora. Caso seja feita a opção por esse recurso, os clientes recebem um certificado gerado internamente pelo sistema, agilizando o processo com inovação.

A Autoridade Certificadora autogerada pela LibreSign traz uma solução segura e eficiente, alinhada aos padrões da ICP-Brasil. Entre as características essenciais da LibreSign estão a segurança e a validade jurídica, fundamentais para cada assinatura realizada pela ferramenta. Desta forma, garante e atende os rigorosos padrões estabelecidos pela  Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), proporcionando autenticidade e legalidade dos documentos assinados.

Confira como é o passo a passo comum da maioria das plataformas para assinatura de documentos digitais.

Passo a passo

1. A pessoa deve escolher o sistema, cadastrar o login e entrar com a senha cadastrada. No LibreSign, é simples basta acessar o site https://cloud.libresign.coop/. A interface do sistema é intuitiva, isto é, fácil de usar, permitindo que os funcionários se concentrem em suas principais tarefas, sem gastar energia com sistemas complicados.

2. O usuário deve fazer o upload dos documentos para serem assinados na plataforma em formato PDF.

3. O próximo passo é realizar o envio dos documentos aos destinatários que irão assinar, que chamamos de signatários.

4. O destinatário receberá um e-mail para realizar a assinatura, que pode ser de dispositivos móveis ou computador com acesso à internet.

5. Com a abertura do documento, o destinatário segue as orientações da plataforma para assinar e concluir o procedimento. No LibreSign o destinatário consegue personalizar a sua assinatura, isto é, consegue desenhar a sua própria assinatura, e inclusive, alterar a cor. Além disso, também pode optar por uma assinatura com uma fonte preestabelecida.

6. Em cada plataforma, a pessoa consegue consultar o status dos documentos enviados e ver quais estão pendentes de assinatura e os que já foram assinados. No LibreSign este acompanhamento do status dos documentos é feito em tempo real, o que traz agilidade para ações como o envio de lembretes de assinaturas que ainda estão pendentes.

7. Nas plataformas é possível fazer a gestão dessas assinaturas e o usuário pode consultar conforme sua necessidade. O LibreSign traz como benefício adicional a integração com outros sistemas usados ​​pelas organizações, oferecendo um gerenciamento de documentos mais centralizado e eficiente.

8. Depois dos documentos estarem assinados é feito o armazenamento dos arquivos que podem ser acessados de qualquer ambiente com acesso à internet. No caso da plataforma da LibreSign o armazenamento dos documentos é feito no Nextcloud, ou seja, uma nuvem privada para armazenamento de documentos e colaboração eficiente para equipes de qualquer tamanho.

Assista o vídeo e acompanhe todo o caminho de como fazer assinatura na plataforma da LibreSign.

Como fazer assinatura digital no celular

Para realizar a assinatura digital pelo celular é muito simples e prático. Basta acessar o link recebido por e-mail do sistema de gestão de assinaturas eletrônicas e clicar no link para fazer o aceite.

Algumas ferramentas de assinatura eletrônica, como a plataforma da LibreSign, você pode acompanhar todo o processo de gestão das assinaturas digitais já realizadas em tempo real, além de gerenciar e buscar todos os documentos que já foram assinados ou que ainda estão pendentes.

Quais tipos de documentos pode usar a assinatura digital

A assinatura digital pode ser usada em diversos tipos de documentos para realizar diferentes transações. Desde documentos de validade jurídica, como por  exemplo, os contratos de prestação de serviços, até documentos mais simples, como relatórios de comunicação para funcionários. Esses documentos podem ser utilizados pelo setor público, instituições de ensino e empresas privadas.

Para esclarecer ainda mais sobre os tipos de documentos, confira alguns outros exemplos:

Como vimos, é possível assinar uma série de documentos de forma segura, prática, ágil, sem perda desnecessária de tempo. É importante salientar que cada país possui uma legislação diferente, podendo variar as regras para assinatura digital da lista de documentos que vimos anteriormente. Desta forma, se você mora fora do Brasil ou tem relação com documentos de outros países, busque mais informações sobre como funciona em cada local.

Não perca o nosso próximo assunto “4 dúvidas sobre assinatura digital”, no qual vamos trazer as principais perguntas das pessoas sobre assinatura digital. Este pode ser um ótimo momento para você também esclarecer suas dúvidas.