O que é Assinatura Digital? Tipos, vantagens e como obter?

A agilidade e praticidade de utilizar a tecnologia ao nosso favor para reduzir tempo e custos, traz a assinatura digital como alternativa para os negócios, principalmente após o período de pandemia. Com o mercado cada vez mais competitivo, a economia de tempo e recursos, o aumento da produtividade, o investimento em sustentabilidade, tornam-se essenciais para melhorar a experiência do cliente. O mercado de assinaturas digitais no Brasil está em plena ascensão e para garantir a autenticidade e integridade deste serviço, precisamos entender melhor o que é, quais os tipos, as vantagens e como é possível obter.

O que é assinatura digital?

A assinatura digital é uma tecnologia segura para a autenticação de documentos eletrônicos para uma pessoa ou empresa com validade jurídica. Vivemos num cenário no qual a troca de informações ocorre cada vez mais online, tornando necessária a garantia, a integridade e autenticidade dos documentos.

A assinatura digital utiliza criptografia para validar a identidade do usuário e para assegurar que o conteúdo do documento não foi alterado após a assinatura. Quer dizer que a assinatura tem o mesmo valor legal de uma assinatura em punho reconhecida em cartório. Entretanto, a assinatura digital elimina o envio, armazenamento, arquivamento, cópia e recuperação de documentos em papel.

É importante explicar que a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica, mas isso não quer dizer que toda assinatura eletrônica é digital. Mas o que isso quer dizer? Isso significa que existem diferentes formas de assinar um documento eletronicamente e é fundamental conhecê-las.

Quais os tipos de assinatura digital?

Como vimos, a assinatura digital é uma tecnologia para confirmar a identidade do signatário, seja pessoa ou empresa e autenticidade do documento. Mas para entender os tipos de assinaturas digitais precisamos entender quais as categorias de assinaturas que existem. Atualmente temos quatro tipos de assinaturas - a manuscrita, a digitalizada, a eletrônica e a digital.

1 - Assinatura Manuscrita

Tipo mais tradicional de autenticação, feita manualmente com caneta em documentos físicos.

• Requer assinatura presencial com cópia física do documento.
• Segurança depende de fatores externos, como reconhecimento de firma em cartório.
• Necessidade de armazenamento físico dos documentos.

Usado em:

• Assinatura de contratos de empresas.
• Reconhecimento de firma em cartório.
• Documentos físicos formais.

2 - Assinatura Eletrônica

Assinatura realizada digitalmente, podendo ter diferentes níveis de segurança conforme a Lei 14.063/20 (Assinatura Simples, Avançada e Qualificada).

• Simples: Identifica o signatário com evidências básicas (e-mail, senha, telefone). Indicada para situações de baixo risco.
• Avançada: Usa métodos criptográficos e certificados digitais corporativos (ICP-Brasil ou fora). Apropriada para transações legais e financeiras.
• Qualificada: Exige certificado digital emitido por uma AC credenciada na ICP-Brasil. Altíssima segurança, detecta qualquer alteração no documento após a assinatura.

Usado em:

• Simples: Relatórios, recibos, agendamento de serviços.
• Avançada: Transações financeiras, contratos sensíveis.
• Qualificada: Notas fiscais eletrônicas, documentos de saúde, registros imobiliários.

3 - Assinatura Digital

É um tipo de assinatura eletrônica qualificada, com alto nível de segurança.

• Requer certificado digital emitido por uma AC no padrão ICP-Brasil.
• É a forma mais segura de assinatura eletrônica..
• Garante integridade e autenticidade do documento, impedindo alterações sem detecção.

Usado em:

• Assinatura de documentos oficiais.
• Transferência de imóveis.
• Emissão de notas fiscais eletrônicas.

Quais as vantagens da assinatura digital?

Enquanto as assinaturas físicas podem ser falsificadas, comprometendo a validade dos seus documentos, as assinaturas digitais, regulamentadas pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001, proporcionam a segurança necessária para proteger a autenticidade e a validade jurídica dos seus documentos com muita rapidez, autenticidade e integridade. Conheça as cinco principais vantagens:

1. Redução de tempo: Você economiza tempo que seria gasto com processos manuais, enquanto que pode realizar uma assinatura digital de maneira muito mais rápida e eficiente, agilizando o fechamento de contratos e negociações.
2. Economia de custos: Ao eliminar a necessidade de manter um espaço físico para guardar todos os documentos da empresa, você reduz custos com compra de papel, tintas para impressão, deslocamento, correios, transportadoras, cartórios, entre outros.
3. Segurança: A assinatura digital é protegida por criptografia, sendo a forma mais segura de validar documentos eletrônicos. Quando utilizamos certificados digitais emitidos por uma Autoridade Certificadora, é possível garantir a identidade do usuário e a integridade do documento, reduzindo riscos de fraudes e falsificações. Por isso, é importante investir em segurança da informação para proteger dados, os clientes e a reputação da empresa.
4. Sustentabilidade: Ao utilizar a nuvem como armazenamento ao invés do papel físico, colaboramos com o meio ambiente e evitamos o uso desnecessário de recursos.
5. Organização e Mobilidade: Facilidade de encontrar e acessar os documentos já que eles são armazenados eletronicamente e podem ser acessados e assinados de qualquer lugar que possua acesso à internet.

Como posso obter a assinatura digital?

A cooperativa LibreCode possui uma plataforma para assinaturas digitais chamada LibreSign, que pode ser acessada tanto pelos dispositivos móveis ou computador. Essa plataforma traz soluções acessíveis e colaborativas, que permitem que o cliente tenha autonomia tecnológica. Entre as principais funcionalidades dessa ferramenta está a praticidade em assinar documentos digitalmente e gestão de documentos em um Portal de Assinaturas com a conformidade legal brasileira, como a LGPD e ICP-Brasil.

O LibreSign apresenta funcionalidades que se adaptam às necessidades específicas de cada organização. As soluções da plataforma são baseadas em software livre, promovendo acesso aberto ao conhecimento e colaboração, o que garante a soberania aos clientes em relação à tecnologia que utilizam. O serviço tem foco em personalização e acessibilidade, o que atende tanto pequenas empresas como também grandes organizações e governo.

A violação de segurança pode resultar em consequências sérias para uma marca, incluindo perda de dados, acesso não autorizado a informações confidenciais e danos à reputação de uma empresa. Pensando nisso, o LibreSign tem como grande vantagem a eficácia na segurança. A plataforma implementa autenticação multifator (MFA), que dificulta ainda mais o acesso não autorizado e garante que apenas pessoas verificadas possam assinar documentos, também permite a identificação do signatário com diferentes fatores como token por email, SMS e mensagem por WhatsApp. Este método exige que os usuários forneçam duas ou mais formas de verificação antes de acessar os documentos e também ao assiná-los, o que faz o processo de assinatura ser muito mais seguro. Cada documento é criptografado do envio à assinatura final. Desta forma, a ferramenta assegura que suas informações permaneçam seguras em cada etapa do caminho, isto é, apenas destinatários autorizados possam acessar e ler o conteúdo do documento.

Para conhecer mais o nosso serviço entre em contato pelo telefone (21) 2042-2073 ou pelo e-mail contato@librecode.coop. Agende uma demonstração e descubra como podemos melhorar o gerenciamento de documentos e a eficiência administrativa da sua empresa. Confira também o nosso próximo assunto sobre “Como criar uma assinatura digital”.